Zum ersten Januar dieses Jahres hatte der Gesetzgeber klargestellt, dass die Unternehmen, für die das Handelsgesetzbuch, das GmbH-Gesetz oder das Aktiengesetz gilt, die so genannten “Pflichtangaben” zu ihren Unternehmen nicht nur auf ihren “papiernernen” Geschäftsbriefen, sondern auch in ihren Emails machen müssen (Informationen hierzu bspw. bei der Handelskammer Hamburg).
Am 22. Mai ist nun eine Reform der Gewerbeordnung in Kraft getreten, aus der sich Neues auch für die Gewerbetreibenden ergibt, die von den genannten Gesetzesänderungen noch nicht betroffen gewesen sind (also die Gewerbetreibenden, die weder die entsprechenden Vorschriften des HGB, noch die des GmbHG oder des AktG zu beachten haben):
“Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift angeben. Der Angaben nach Satz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Satzes 1; Satz 2 ist nicht auf sie anzuwenden” (§ 15b Abs. 1 GewO, Änderung hervorgehoben).
Die offensichtliche Folge dieser Gesetzesänderung: nun müssen alle Gewerbetreibenden in ihren Geschäftsbriefen auch eine ladungsfähige Adresse angeben.
Anders als bei der vorangegangenen Änderung von HGB, GmbHG und AktG hat der Gesetzgeber bei der Änderung der Gewerbeordnung darauf verzichtet, Emails ausdrücklich unter den Begriff des “Geschäftsbriefs” zu stellen. Allerdings hatten viele Juristen Emails auch schon vor den im Januar erfolgten Gesetzesänderungen als “Geschäftsbriefe” angesehen, und diejenigen, die diese Auffassung vertraten (es war die Mehrheit), sehen in den Gesetzesänderungen mehr eine Klarstellung als eine wirkliche Neuerung. Entsprechend bestehen gute Gründe, dass Emails auch im Sinne von § 15b Abs. 1 GewO als “Geschäftsbriefe” anzusehen sind.
(Schlichte) Folge: Gewerbetreibende, die bisher keine ladungsfähige Adresse in ihren Emails angeben, sollten dies von nun an tun.
Was droht, wenn man keine ladungsfähige Adresse angibt? Die zuständigen Aufsichtsberhörden können gemäß § 146 Abs. 3 GewO ein Bußgeld in Höhe von bis zu 1.000,- Euro verhängen. Ob zudem Wettbewerber zur Abmahnung berechtigt wären, ist noch umstritten. Aber ehrlich gesagt würde ich das - als Gewerbetreibender - nicht unbedingt austesten wollen.
Wir haben aus diesem Grund ein kleines Skript geschrieben, das auf dem Mailserver (postfix) eine passende Signature an jede E-Mail anhängt. Dadurch können wir das bei allen E-Mails sicher stellen, egal ob es sich dabei um eine manuell verfasste E-Mail handelt oder um eine automatische (aus dem ERP-System, Cronjobs, etc.).